L'efficacité d'un système informatique de gestion dépend, en dernier ressort, de la façon dont il est utilisé. La colonne intitulée nombre de jours écoulés depuis le dernier versement est particulièrement utile. Les prix varient énormément. Quelles options s'offrent aux institutions de microfinance qui doivent gérer les portefeuilles de leurs clients et tenir une comptabilité ? Pour éviter toute erreur d'interprétation, les indicateurs ne devraient jamais être interprétés indépendamment les uns des autres. To our knowledge, this item is not available for download. Par exemple, la comparaison du pourcentage des dépenses totales consacrées aux salaires d'une année sur l'autre peut être plus instructive qu'une simple comparaison des charges salariales totales annuelles. DBS (dans le monde entier par Internet). La plupart des institutions de microfinance n'ont ni les capacités techniques, ni les capacités financières nécessaires pour faire fonctionner ces réseaux à longue distance en « temps réel ». Un logiciel commercial a en effet été testé sur un vaste marché qui a pu juger de son utilité ; ? Lorsqu'une période de grâce est autorisée, la pénalité est-elle calculée à partir de la date prévue au calendrier pour le remboursement ou à partir de la date d'expiration de la période de grâce ? Une légende explique, à la fin du rapport, tous les symboles employés. Les équipes de direction et le personnel de plusieurs institutions de microfinance, dont PRODEM (Bolivie), FIE (Bolivie), FINCA (Ouganda), BRAC (Bangladesh) et Buro Tangail (Bangladesh), ont apporté leur concours à cette réalisation. ? Le système devra produire un rapport sur la SITUATION GLOBALE DU CLIENT, indiquant la situation de tous les comptes de prêt et d'épargne actifs du client, l'historique de tous les comptes clos de ce même client, et la situation de ce dernier en tant que garant de prêts actifs. ? Questions des agences de renseignements commerciaux, ? 1. Elles ont ainsi un niveau de contrôle supplémentaire, les utilisateurs disposent d'un système plus souple et sont moins tributaires du système informatique ; elles y gagnent aussi au niveau du coût car elles n'ont pas besoin de services de programmation supplémentaires ou d'un appui technique. Les données sont extraites du rapport D7. quoi celui-ci sera installé dans toutes les agences. Les informations nécessaires à la gestion requièrent un peu moins de précision ; les superviseurs peuvent tirer des conclusions valides d'états financiers qui ne sont complets qu'à 95 % . Le rapport F3 : TABLEAU DES IMPASSES DE TAUX indique les impasses de taux entre les échéances des valeurs d'actif et de passif. Les options revêtent-elles beaucoup d'importance ? Rapports destinés au personnel de direction au siège social, B9 : Rapport sur la concentration du portefeuille C3 : Crédits en retard par agence et par produit, C8 : Balance âgée des crédits et calcul des provisions D2 : Compte de résultat développé, D3 : Compte de résultat par agence et par région, F2 : Projections des flux de trésorerie F3 : Rapport sur les impasses de taux, Rapport simplifié destiné au personnel de direction. Le rendement théorique est le taux d'intérêt appliqué au solde d'un prêt en cours qui produirait le même revenu que la méthode de calcul utilisée par l'institution. Enfin, il est nécessaire de modifier le code du programme pour pouvoir prendre en compte les nouveaux flux d'information et processus décisionnels. Éléments d’un système d’information de gestion. ? Ce type de prêt n'ayant pas été pris en compte au départ, il ne peut être traité avec le modèle conceptuel en place. Étapes de la phase d'évaluation et de conception : ? La première partie de cette brève étude décrit les rapports de base qui doivent être produits par tous les systèmes de comptabilité, quels qu'ils soient (bilan, comptes de résultat et situation du portefeuille), et fournit d'utiles définitions des termes qui y sont employés. ? Au fond de la pièce, les responsables du département du crédit, comme toujours occupés à faire face aux urgences, ne savent rien ou presque de la façon dont fonctionne leur service ni de la performance de leurs employés. Pour plus d'informations sur cet indicateur, voir David Ferrand, Financial Analysis of Micro-Finance Institutions (Londres : Intermediate Technology Publications, 1997) et Charles Waterfield et Ann Duval, CARE Savings and Credit Sourcebook(New York : PACT Publications, 1997, notamment les chapitres 9 et 11). Quels indicateurs peutelle utiliser pour évaluer l'augmentation de la productivité, les réductions de coût, et les améliorations apportées aux services et aux procédures internes ? Jennifer Isern et Richard Rosenberg (CGAP) ont coordonné l’élaboration de la version anglaise de cet ouvrage. Après avoir créé un prototype du programme de base de données, le programmeur effectue une démo et rassemble des informations en retour sur la base des documents qui ont servi à la conception. Chaque rapport doit avoir son propre intitulé et, si possible, un numéro (correspondant, dans l'idéal, à la position de chaque rapport dans le menu à partir duquel il est obtenu). Celui-ci se prêtait bien à l'entrée des données et aux calculs financiers, mais la banque a jugé ses rapports standards insuffisants. ? Approbation et décaissement des crédits, ? Les données seraient extraites du rapport E2. ? Les agences qui ne sont pas reliées au système d'information transmettent au bureau régional des relevés d'opérations tous les deux ou trois jours. Elle permet, premièrement, d'élaborer une stratégie pour convertir les données ou entrer les données initiales pour tous les comptes actifs (voir la section 5.3.6) et, deuxièmement, d'étudier attentivement le comportement du système : ? Un SI permet de créer, collecter, stocker, traiter, modifier des informations sous divers formats. Nous vous saurions gré de faire parvenir vos commentaires ou suggestions par courrier électronique à Jennifer Isern () ou Richard Rosenberg (), ou de vous mettre en contact avec eux par l'intermédiaire du bureau du Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (CGAP, téléphone : +1-202-473-9594 ; fax : +1-202-522-3744 ; adresse : Room Q 4-023, World Bank, 1818 H Street NW, Washington, D.C. 20433, États-Unis). Module d'épargne dont les options de calcul des intérêts offrent à l'utilisateur la possibilité de définir les paramètres, d'employer des tables de taux d'intérêt variables, et de fixer les commissions ; comporte aussi un module de signature. la question de la propriété du code source, et de négocier avec le plus grand soin le coût et la disponibilité de l'appui technique (voir l’encadré 5.4, page 87). Ce rapport est considéré, avec le bilan et le compte de résultat, comme étant l'un des trois rapports financiers essentiels que doit produire un système de comptabilité. Une base de données est l'outil informatique le mieux adapté au stockage et à la présentation des données financières dont ont besoin les institutions de microfinance. La colonne intitulée nombre de jours depuis le dernier versement est indicative des efforts de suivi ? Le premier, à savoir le NOMBRE DE CLIENTS ACTIFS, est simplement le nombre total des clients bénéficiant de services. Provisions pour risques et charges, 6022   Charges nettes/cession de valeurs mobilisées de placement, 623  Frais postaux et de télécommunications, 625  Frais de formation et d'éducation, d'études et de recherche, 66. À quel moment les intérêts courus sont-ils suspendus ou le processus inversé ? Le solde du principal est-il indexé sur la base d'un mécanisme externe ? Organisation du système, maintenance et procédures de sauvegarde, ? Il for-, Tables de la base de données présentée à titre d’exemple, montint                    nombre                    10                                        remboursement des intérêts. Elle demande donc à obtenir toutes les informations que le système peut générer et se heurte à un nouvel écueil. En juin 1995, 87 % des prêts en cours étaient remboursés conformément au calendrier établi. Il doit présenter le détail des coûts que le client aura à assumer s'il décide de rembourser intégralement son prêt. Les contributions du système d'information à l’organisation 1.1. Ces derniers sont-ils au logiciel 1. satisfaits des logiciels qu'il (elle) leur a achetés ? La possibilité de modifier le format des rapports. Le modèle conceptuel adapté à une institution dépend de la manière dont celleci opère. Les autres codes caractérisent chacun un bailleur de fonds différent. Assurer une bonne communication entre la direction et les responsables du système. Ces montants sont enregistrés dans le bilan en tant que dettes car ils doivent normalement être reversés aux organismes de financement si les programmes en cause ne sont pas réalisés. Pour ces diverses raisons, le présent guide pratique ne tente pas de définir d'intervalles de variation pour les indicateurs. Elle peut se contenter d'informatiser son système de comptabilité, en installant l'un des nombreux logiciels qui ont fait leurs preuves sur le marché. Il ressort clairement des calculs que, dans certains cas, le PORTEFEUILLE À RISQUE n'est peut-être pas l'indicateur le plus utile, notamment pour les prêts collectifs (au niveau des villages). La responsabilité de la société informatique ne se limite pas à l’installation du système, 5.4 Phase 4 : Maintenance du système et examen du système d'information de gestion. Elle organise les informations sur la base de leurs caractéristiques (telles que les dates de remboursement des prêts, effectives ou inscrites au calendrier) et des liens entre ces caractéristiques. Ils servent, d'une certaine manière, à gérer les risques. Il permet aussi de s'assurer que les dossiers des clients qui soldent leurs emprunts sont traités comme il se doit et que le taux de perte de clients (voir chapitre 4) est calculé correctement. 42 pages et 48 pages. L'information étant à la base du fonctionnement de toute organisation, il n'est pas surprenant que l'introduction d'un nouveau système d'information puisse avoir un impact sur les fondements mêmes de l'institution en question. ? Le guide pratique postule que le succès de l'élaboration d'un système d'information de gestion dépend de trois facteurs fondamentaux. compose de nombreuses sections de séquences d'instructions indépendantes, qui chacune ne s'exécute que dans des conditions particulières. définir les produits financiers, qui, chacun, suivent une multitude de règles. ? ? Les choix sont complexes et ne cessent d'évoluer. Comptes dont le numéro se termine par un 1 (par exemple, 1711) : amortissements ? De nombreuses institutions de microfinance découragent, voire même interdisent, de fréquents rééchelonnements des prêts. Ce rapport hebdomadaire indique le solde à la date considérée et la date de l’opération la plus récente (information qui permet de mettre à jour le livret d'épargne si le client ne l'avait pas avec lui lors de sa dernière visite) et comporte, pour chaque jour de la semaine, une colonne dans laquelle le guichetier peut enregistrer les montants déposés ou retirés. Pour que le système de gestion du portefeuille fonctionne de la manière souhaitée, il faut prendre en considération de multiples facteurs mineurs. Elle peut aussi n'informatiser que les opérations passant par son siège, et continuer d'employer des systèmes manuels dans ses agences, soit parce qu'elle souhaite limiter ses coûts à leur niveau en évitant d'y employer des techniciens, soit parce que ces dernières souffrent de nombreuses coupures de courant ou que le volume de leurs activités est trop faible pour justifier leur automatisation. Alors même que les modifications requises paraissent mineures, la version personnalisée coûte souvent beaucoup plus cher que la version standard en raison de la difficulté de cette opération.